Hoy día las organizaciones, no importa del sector al que pertenezca o la cantidad de empleados que maneje, poseen herramientas informáticas que le permiten realizar las cargas de nómina de manera que genere los montos a pagar por salarios, horas extras, días feriados, permisos de reposo médico y demás variables que se manejen dentro de la organización.
Estas herramientas tipo software de gestión de nómina normalmente son cargadas de manera manual por el personal de recursos humanos de la organización. Sin embargo, teniendo en cuenta las variables antes descritas existen muchos inconvenientes que pueden presentarse al momento de realizar la carga de la nómina, tales como:
- Validación del tiempo trabajado por la persona, horas extras, permisos y demás ítems que pueden no depender del personal de RRHH conocerlos.
- Registros completos de asistencia del personal.
- Dependencia de terceros para validar los datos de asistencia.
- Errores humanos.
Lo anterior hace que la persona encargada de realizar la carga el software denomina pueda estar cargando datos de manera errónea generando entonces pagos equivocados al personal, lo cual ocasiona molestias, re trabajos y hasta multas en algunos casos.
Es por esto que para muchas empresas se presenta la necesidad de buscar la manera de automatizar la generación de reportes de asistencia del personal, entendiendo que este reporte debe ser generado por un sistema en el cual el personal de manera autónoma realice una acción para generar la marcación de entrada y salida de las áreas de la empresa.
Cuando tenemos un flujo de personas mediano o grande, hablemos de más de 20 personas, el registro manual puede que ya no sea funcional, es entonces donde tendremos que migrar a un método de verificación de asistencia por relojes electrónicos, donde la persona presente su marcación por medio de tarjetas, biometría o combinación de varios métodos que permitan evitar al máximo fraudes en las marcaciones por parte de los empleados.
Estas marcaciones luego son almacenadas en una base de datos que permite generar reportes en Excel, HTML o cualquier formato que permita realizar la carga de nómina. Además, con un pequeño desarrollo informático se pueden generar rutinas automáticas entre el software de control de nóminas y las bases de datos de los biométricos permitiendo así la automatización del proceso de carga de nóminas, evitando inconvenientes por errores humanos en la carga de los datos.
En Setronics, como representantes de la marca BioTrack en Colombia, estamos a la total disposición de asesorarles para su proyecto de control de asistencia de personal dentro de su empresa
