Normalmente una organización adquiere un software para gestión de recursos humanos con la finalidad de reducir las cargas laborales del personal, sin embargo, hay muchas preguntas que debemos hacernos para saber si la inversión realizada está siendo útil y ha dado los resultados esperados. Algunas de las preguntas que nos podemos realizar son las siguientes:
Ya tengo un software de gestión de recursos humanos pero la carga de la nómina es más lenta que antes, ¿esto porque ocurre?
Mientras las organizaciones crecen en operatividad también tienden a crecer en el personal, por lo que crece la necesidad de controlar y alimentar bases de datos de nómina cada vez más grandes para gestionar pagos y beneficios laborales para todos los empleados. Normalmente los sistemas de nomina automatizan la carga de asistencia y horarios para que las cargas sean masivas, sin embargo, esta carga de data sigue siendo manual, lo cual significa que una o varias personas deben realizar la alimentación del sistema y dependiendo de la cantidad de trabajadores, turnos, feriados, horas extra y demás ítems la carga será más lenta cada vez que la organización crezca.
¿El personal de gestión de nomina esta al tanto de saber si todo el personal estuvo presente en la jornada laboral?
Imagínese una organización establecida en varios pisos de un edificio, o de distintos edificios en una ciudad, o en distintos edificios en varias localidades de un país. Ejercer un control de la asistencia sería una tarea difícil de verificar. Para esto existen mecanismos fidedignos y automatizados que permiten conocer si el empleado asistió o no a su jornada laboral y si cumplió con todo el horario establecido.
¿Su software de gestión de nóminas está siendo bien alimentado?
Siempre que hay intervención de personas esta latente el error en la carga de datos, sobre todo cuando hay distintas sedes que controlar.
¿Los pagos realizados a los empleados se corresponden a lo que realmente se trabajó?
Normalmente las organizaciones se dan cuenta de que se están cometiendo errores en los pagos de los trabajadores cuando se comienzan a generar reclamos por parte de los mismos. Es a este punto donde se puede evitar llegar si automatizamos la carga de datos en sistemas especializados.
¿Conoce usted el gasto en que incurre al asignar a una persona solo para la carga manual de la nómina de su empresa?
Cuando una organización indaga sobre los gastos ocultos en los procesos de gestión de nomina puede darse cuenta en que procesos se invierte más tiempo, lo cual se traduce en dinero. Verificar el tiempo que se tarda el personal de nomina en cargar los datos de cada empleado es un diagnostico que se debe realizar para poder tomar decisiones importantes en cuanto al control de asistencia automatizado, no todas las organizaciones necesitan un sistema tan robusto y esta revisión nos dirá si lo necesitamos o no.
¿Esta al tanto de las soluciones que puede aplicar para fortalecer su sistema de gestión de recursos humanos?
Los sistemas de control de asistencia implementando dispositivos de lectura biométrica permiten que sea el empleado mismo el que sea reconocido en el sitio donde toca su presencia, esto debido a que los dispositivos leen una parte del cuerpo de la persona, huella dactilar, iris del ojo, reconocimiento facial, reconocimiento por voz o varios combinados al mismo tiempo.
Los controles de asistencia por biometría, no permiten la transferencia de tarjetas de identificación o claves de acceso eliminando la colaboración indeseada entre empleados.
¿Los controles de acceso biométricos ayudaran al personal de Recursos Humanos a gestionar de manera efectiva la nómina de la empresa?
Una solución basada en biometría bien implementada puede disminuir considerablemente el tiempo para la carga de la nomina lo cual acarrea una disminución de los gastos en personal administrativos y mayor eficiencia en la utilización del tiempo
¿Es mi software de gestión de nomina compatible con una solución biométrica?
El software de gestión de equipos de biometría guarda la información en una base de datos centralizada, ya sea en un servidor local o basado en cloud server. El enlace de un software de gestión de recursos humanos y el software de gestión de asistencia será implementado a través del enlace entre las bases de datos generadas por cada sistema, es por esto que todo software de gestión de nómina puede implementar esta solución, solo hay que desarrollar la interfaz entre bases de datos.
¿Ha habido casos de éxito que pueda observar y constatar?
Grandes organizaciones de nuestro país son ejemplo de la implementación de sistemas automatizados de control de asistencia, los cuales cargan en las bases de datos de los softwares de gestión de recursos humanos las marcaciones de horarios de entrada y salida de cada empleado, otorgando al personal encargado de la nómina una herramienta poderosa para gestionar todo lo relacionado al control de asistencia. Una organización donde se le brindo este sistema con éxito fue Brinks de Colombia, esta organización maneja para su gestión de recursos humanos el software Kactus, de la empresa Digital Ware. Esta organización implemento equipos de control de asistencia de por biometría fabricados por Biotrack, utilizando lectoras de huella digital para marcar las horas de entrada y salida de cada empleado, dicha base de datos cuenta con una gran cantidad de empleados a nivel nacional, por lo que dicha solución fue ideal para el control de asistencia y tiempos de todos sus empleados.
¿Cómo será la colaboración con el departamento TIC interno?
Si la organización cuenta con un departamento de TIC, este podrá gestionar los equipos de biometría, así como gestiona los sistemas de gestión de nómina. Lo ideal es entrenar a cada usuario para la tarea especifica que desarrollara dentro de la organización. Los planes de capacitación entonces estarán enfocados en las distintas áreas que manejarán el sistema de control de asistencia por biometría.
¿En cuánto tiempo se podrá implantar una solución con biometría?
Todo dependerá del tamaño de la organización y las dimensiones de las bases de datos a alimentar, sin embargo, estas soluciones pueden implementarse en lapsos de tiempo cortos permitiendo poder gozar de los beneficios en poco tiempo.
¿Qué pasa con los días de reposo médico, vacaciones, días feriados?
El software de control de asistencia es totalmente configurable para cargar este tipo de fechas, en las cuales un o varios trabajadores no asistirán a la jornada laboral por diversas razones. Otras bondades que nos permite este tipo de sistemas es el de generar avisos personalizados en la pantalla del equipo biométrico, por ejemplo, desear un feliz cumpleaños a la persona a la hora de entrar a su jornada laboral.
Podemos entonces concluir entonces que la tarea de cargar la nómina de una organización puede convertirse en una tarea de gran envergadura cuando se tiene una cantidad de empleados que llegue a ser considerable, además siempre que una persona sea la que carga los datos de la nómina la organización estará expuesta a errores que pueden traducirse en retrabajos, quejas, multas y otras consecuencias negativas.
Nosotros como especialistas en proveer soluciones de control de asistencia utilizando equipos biométricos, en alianza con nuestro principal proveedor Biotrack, estamos a su entera disposición de asesorarlos y proveerles soluciones de control de asistencia automatizado, garantizando así que su organización pueda mejorar y crecer cada vez más.
